Innbruddet i Kina-samlingen på Permanenten i 2010 sjokkerte Bergen. Etter et nytt innbrudd i 2013, hadde Kode kunstmuseer behov for nye innbruddsalarmer.
Stanley Security AS vant oppdraget, verdt 3,6 millioner kroner, på offentlig anbud i 2014.
Avtalen skulle vært lyst ut på nytt for fem år siden.
Det ble ikke gjort.
Skarpe krav til Kode: Må kartlegge risiko for trakassering, mobbing og urettferdig behandling
Så langt har Kode brukt minst 18,3 millioner kroner på Stanley, som i dag heter Securitas Technology AS.
– Stanley var det eneste selskapet som kunne levere tjenester kompatibelt med utstyret vi hadde investert i, begrunner kommunikasjonsrådgiver Maria Tripodianos i en e-post til BA.
– Dette er en ulovlig direkteanskaffelse, mener anbudsekspert Malin Arve ved Norges Handelshøyskole.
Rammeavtale
- Rammeavtale handler om retten til å få levere varene eller tjenestene rammeavtalen omfatter, i hele den perioden rammeavtalen varer.
- En rammeavtale kan gi fleksibilitet ved at avrop kan gjøres raskt uten at ny konkurranse må kunngjøres.
- En rammeavtale kan som hovedregel ikke vare i mer enn fire år. Lengre rammeavtaler må begrunnes spesifikt.
- Hvor mye du kan bruke på en rammeavtale er som regel uvisst idet avtalen blir inngått. En vurdering av EU-domstolen i mai 2021 sier at det ikke holder å oppgi et anslag av hva du tror. Du må oppgi samlet mengde og/eller verdi.
Offentlige anskaffelser
- Offentlig sektor kjøper inn varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeider for om lag 600 milliarder kroner årlig.
- Anskaffelsesregelverket skal sikre at pengene utnyttes best mulig, og at innkjøpene bidrar til et konkurransedyktig næringsliv.
Offentlige oppdragsgivere skal opptre i samsvar med grunnleggende prinsipper om konkurranse, likebehandling, forutberegnelighet, etterprøvbarhet og forholdsmessighet.
De skal fremme effektiv bruk av samfunnets ressurser og bidra til at det offentlige opptrer med integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte.
Kilder: Anskaffelser.no, regjeringen.no
– To årsaker
Avtalen er ulovlig av to grunner, mener Arve, som også sitter i et utvalg som skal revidere regelverket for offentlige anskaffelser:
- I avtalen står det at den kan vare i 2+1+1 år, altså fire år til sammen.
Avtalen har gått ut på dato, og er ikke lenger gyldig. - Du kan ikke kjøpe for mer enn verdien som er oppgitt i rammeavtalen.
18,3 millioner kroner er mer enn fem ganger så mye som de opprinnelige estimerte 3,6 millionene
– Selv om Kode og andre offentlige institusjoner er fornøyde med sine nåværende leverandører, så må nye kontrakter og avtaler lyses ut for å sikre at det ikke finnes noen som er enda bedre der ute, og at prisen og kvaliteten de får på tjenesten faktisk er den beste, påpeker Arve.
BA har fått innsyn i hvor mye Kode har brukt på sikkerhetsselskapet år for år, med unntak av oppstartsåret på grunn av bytte av økonomisystem.
Oversikten fra og med 2015 viser at da avtalen opprinnelig var over, i 2018, hadde Kode brukt minst åtte millioner kroner på Stanley.
– Det er mer en dobling av estimert verdi, og fremstår som en vesentlig endring. Det endrer anskaffelsens natur betydelig, og er i utgangspunktet ikke lov, sier Arve.
– Stanley eneste leverandør
– Vi har brukt Stanley som leverandør på sikkerhetssystemer siden 2014. Da perioden i avtalen var over, kan vi ikke se at vi den gang pliktet å lyse ut avtalen på nytt, da det i realiteten bare var én leverandør, sier kommunikasjonsrådgiver Maria Tripodianos i en e-post til BA.
Hovedbegrunnelsen er at et skifte av leverandør ville medført at «sentrale og helt nye deler av sikkerhetssystemene» måtte skiftes ut. Det ville vært ineffektiv ressursbruk, mener Tripodianos, og viser til at det kan gjøres unntak for leverandører som er de eneste i markedet.
– I realiteten var det kun Stanley som kunne fortsette å levere ytelser kompatible med systemene og utstyret kjøpt på rammeavtalen fra 2014–2018.
Årsaken til at Kode i 2022 brukte hele 6,8 millioner på Stanley, forklares med utstyr til et nytt magasin.
– Vi er helt avhengig av at alle systemer snakker sammen. Vi kan ikke ha ulike sikkerhetssystemer på de ulike lokasjonene våre, skriver hun.
Kode må punge ut etter ulovlig avtale
– Holder ikke
Malin Arve ved NHH er klar på at argumentene til Kode ikke holder mål.
– Nei. Kriser kan noen ganger brukes som unntak, men et nytt sikkerhetssystem er noe de visste om og kunne ha planlagt for.
Videre mener Arve at det at sikkerhetsutstyr må henge sammen, er noe Kode burde tatt høyde for i utlysningen i 2014.
– Uavhengig av at de viser til anskaffelsesforskriften kan de ikke uten videre utvide kontraktsperioden med mange år. Satt på spissen kan de altså aldri lyse ut ny anskaffelse og bruke Stanley i all evighet. Det er absurd argumentasjon.
BA har også snakket med advokat Marianne Dragsten, en av landets fremste eksperter innenfor offentlige anskaffelser.
Også hun mener rammeavtalen har løpt ut, både på tid og verdi.
Men om det er brudd på regelverket eller ei, kan hun ikke svare på med sikkerhet.
– Det kan være at Kode har grunnlag for å benytte unntaksbestemmelsen om en eneleverandørsituasjon, men det forutsetter at ingen andre leverandører kan levere enten samme utstyr eller kompatibelt utstyr. Det har jeg ikke grunnlag for å vurdere, skriver Dragsten i en e-post.
Ved benyttelse av unntaksbestemmelsen skal det skrives protokoll med begrunnelse. Ifølge Kode har det ikke skjedd.
Det er brudd på regelverket, påpeker Dragsten.
– Jeg antar videre at sikkerhetsutstyr utvikler seg og dersom det er gjort større utskiftninger av utstyret etter 2018, så skulle det uansett ha vært vurdert om det medførte at det burde være utlyst en ny konkurranse, sier hun videre.
Advokat om hotellavtalene: – Jo mer byrådet sier, jo verre blir det
– Jobber med nytt anbud
Tripodianos forteller videre at Kode nå foretar en vurdering av om det bør utlyses ny rammeavtale.
– Det fordi det har gått en stund siden kontrakten ble inngått med Stanley, og deler av systemet som i sin tid ble anskaffet kan være moden for utskiftning, noe som vil redusere de reelle merkostnadene ved et leverandørbytte.
– Hva tenker dere om at en anbudsekspert mener det dere har gjort er en ulovlig direkteanskaffelse?
– Ekspertene som har vurdert dette for oss mener dette ikke er en ulovlig direkteanskaffelse fordi det bare var én leverandør som på det tidspunktet kunne levere, svarer kommunikasjonsrådgiveren.
Øyvind Halnes i Securitas Techonogy AS sier til BA at ikke kan uttale seg om kontraktuelle forhold med kunder, og derfor ikke har behov for å kommentere saken.